זהו השלב הראשון, ובו יועץ התקשורת מקבל מהלקוח את הצרכים, ובהתאם לכך מגדירים את הדרישות למערכות. בשלב זה מתבצעות הפעילויות הבאות:
- היכרות עם המצב הקיים
- קבלת דרישות מן האחראי על המערכת
- ריכוז הצרכים והגדרת הדרישות, כולל ביצועים, פונקציונליות
- קישורים נדרשים - מערכתיים וגיאוגרפיים
- תאום ראשוני עם התכנון האדריכלי
- פגישות עם משתמשים ואנשי מפתח, שיקבעו על ידי הלקוח
- סוגי תקשורת נדרשים
- כמויות וסוג של משתמשים - בפירוט או לפי קריטריונים